При підготовці до державного аудиту переконайтеся, що всі заповнені на порталі дані актуальні:
- співробітники мають діючі особисті медичні книжки і пройшли гігієнічне навчання;
- список підрядників актуальний і у вас є підписані договори з кожним з них;
- обладнання пройшло повірки (якщо вони потрібні);
- продукти, які закуповуються та які виробляються, відповідають вашому меню;
- журнали ведуться (як правило, інспектор може подивитися дані за останні півроку).
Якщо ви внесли якісь зміни в частину довідників, то не забудьте заново сформувати звіти. З обов’язкових звітів слід мати:
- Наказ про створення групи HACCP та протокол наради;
- 13 звітів по кожній програмі-передумові (ПП-1 – … – ПП-13);
- Аналіз/опис небезпечних чинників;
- Опис продуктів (звіт формується з довідника «Продукти»);
- Описи готових продуктів, або технологічні карти та інформаційні листи (формуються з довідника «Виробництво»);
- Плани HACCP з протоколами валідації та верифікації (тільки якщо у вас повноцінна система HACCP, формуються з довідника «Процеси»);
- Графік повірки/калібрування, графік обслуговування (формуються з довідника «Обладнання»);
Всі перераховані звіти перед аудитом необхідно роздрукувати і підписати, також бажано роздрукувати дані з журналів, якщо ви їх вели в електронному вигляді.
Уважно вивчіть роздруковані документи, а також ознайомте з ними персонал.
Рекомендуємо вам перед аудитом перевірити самих себе за тими документами, якими користуються державні інспектори під час перевірки:
Уважно вивчіть питання з цих документів і продумайте свої відповіді на них. Більшість відповідей містяться в ваших звітах, досить надати інспектору необхідний документ. Деякі питання будуть непридатні до ваших видів діяльності.
Якщо під час аудиту інспектор пред’являє будь-які вимоги, які не описані в одному з цих актів, ви можете ввічливо поцікавитися на чому ґрунтується його вимога і попросити послатися на нормативний документ.
При цьому важливо розуміти, що під час аудиту буде перевірятися не тільки документація, а й реальні процеси, стан приміщення, гігієна персоналу. Тому вам слід переконатися, що під час аудиту на потужності не присутні сторонні, персонал здоровий і використовує фартухи і рукавички, а приміщення прибрано.
Особливу увагу треба звернути на процедури миття та дезінфекції. Щоб у інспектора було менше запитань, використовуйте лише засоби для дезінфекції з реєстру МОЗ. Концентрація, час експозиції та спосіб миття повинні відповідати інструкції на засіб. Заповнюйте вчасно відповідні журнали. Використовуйте окремий інвентар для прибирання в різних зонах приміщення.
Також важливим є людський фактор, ви можете відстояти свою точку зору і переконати інспектора. Наприклад, наполягайте на тому, що ваші постачальники мають хорошу історію і ніколи вас не підводили, тому ризики мінімальні. Також пам’ятайте, чим більше робіт ви віддали своїм підрядникам (пест-контроль, хімчистка), тим менше буде питань до вас.
Не лякайтеся зауважень аудиторів, скоріш за все, ви не отримаєте штраф при першій перевірці, вам нададуть «Припис», з переліком зауважень та часом на їх усунення.