Admin

Інструкції та документація

Нарешті у нас на сайті з’явились повна документація по роботі з порталом: від подачі заяв на реєстрацію потужності до впровадження системи HACCP.

Читати далі “Інструкції та документація”

Рекомендації для підготовки до аудиту

При підготовці до державного аудиту переконайтеся, що всі заповнені на порталі дані актуальні:

  • співробітники мають діючі особисті медичні книжки і пройшли гігієнічне навчання;
  • список підрядників актуальний і у вас є підписані договори з кожним з них;
  • обладнання пройшло повірки (якщо вони потрібні);
  • продукти, які закуповуються та які виробляються, відповідають вашому меню;
  • журнали ведуться (як правило, інспектор може подивитися дані за останні півроку).

Якщо ви внесли якісь зміни в частину довідників, то не забудьте заново сформувати звіти. З обов’язкових звітів слід мати:

  • Наказ про створення групи HACCP;
  • 13 звітів по кожній програмі-передумові (ПП-1 – … – ПП-13);
  • Аналіз небезпечних чинників;
  • Протоколи валідації та верифікації плану HACCP (для повноцінної системи HACCP);
  • Опис продуктів (звіт формується з довідника «Продукти»);
  • Технологічні карти та інформаційні листи (формуються з довідника «Виробництво»);
  • Плани HACCP (тільки якщо у вас повноцінна система HACCP, формуються з довідника «Процеси»);
  • Графік повірки/калібрування, графік обслуговування (формуються з довідника «Обладнання»);

Всі перераховані звіти перед аудитом необхідно роздрукувати і підписати, також бажано роздрукувати дані з журналів, якщо ви їх вели в електронному вигляді.

Уважно вивчіть роздруковані документи, а також ознайомте з ними персонал.

Рекомендуємо вам перед аудитом перевірити самих себе за тими документами, якими користуються державні інспектори під час перевірки:

  1. Наказ 446 МінАПК
  2. Наказ 447 МінАПК

Уважно вивчіть питання з цих документів і продумайте свої відповіді на них. Більшість відповідей містяться в ваших звітах, досить надати інспектору необхідний документ. Деякі питання будуть непридатні до ваших видів діяльності.

Якщо під час аудиту інспектор пред’являє будь-які вимоги, які не описані в одному з цих актів, ви можете ввічливо поцікавитися на чому ґрунтується його вимога і попросити послатися на нормативний документ.

При цьому важливо розуміти, що під час аудиту буде перевірятися не тільки документація, а й реальні процеси, стан приміщення, гігієна персоналу. Тому вам слід переконатися, що під час аудиту на потужності не присутні сторонні, персонал здоровий і використовує фартухи і рукавички, а приміщення прибрано.

Також важливим є людський фактор, ви можете відстояти свою точку зору і переконати інспектора. Наприклад, наполягайте на тому, що ваші постачальники мають хорошу історію і ніколи вас не підводили, тому ризики мінімальні. Також пам’ятайте, чим більше робіт ви віддали своїм підрядникам (пест-контроль, хімчистка), тим менше буде питань до вас.

Не лякайтеся зауважень аудиторів, скоріш за все, ви не отримаєте штраф при першій перевірці, вам нададуть «Припис», з переліком зауважень та часом на їх усунення.

Звіти

У розділі звіти можна сформувати документи, які необхідні для проходження державного аудиту.

Програма збирає необхідні дані з заповнених вами довідників і виводить їх у вигляді структурованого документа, який допомагає державному інспектору оцінити рівень відповідності вашого підприємства вимогам законодавства.

Досвідчені користувачі можуть розробити документацію з нуля, а для всіх інших ми вже підготували шаблони необхідних звітів для типового підприємства.

Натисніть кнопку «Додати» і виберіть пункт «Обрати з шаблону» в меню.

Із запропонованого списку вибирайте ті звіти, які є актуальними для обраної вами системи HACCP (повноцінної або спрощеної).

Наказ про створення групи HACCP та звіти по 13-ти програмам-передумовам потрібні всім, а протоколи валідації та верифікації потрібні тільки тим користувачам, які заповнювали довідник «Процеси» і формували плани HACCP.

Після вибору шаблону, відкриється вікно текстового редактора з вмістом звіту. Не забудьте зберегти шаблон звіту за допомогою відповідної кнопки.

Всі збережені шаблони будуть відображатися в таблиці з тими іменами, які ви вказали:

Збережені шаблони необхідно відредагувати під специфіку вашого підприємства.

Весь текст необхідно переглянути, для вашої зручності ми виділили жовтим кольором ті фрагменти, на які слід звернути увагу в першу чергу. Наприклад, якщо на вашій потужності немає виробництва або приготування готових продуктів і не використовується технологічна тара, то цю частину тексту необхідно видалити. Якщо текст можна залишити, приберіть виділення жовтим кольором.

У самому тексті ви можете зустріти назви змінних, які поміщені в скобочки {…}, текст яких не можна редагувати.

Будь ласка, не видаляйте ці змінні, вони потрібні для того, щоб портал при формуванні звіту вставляв дані з потрібних довідників. Досвідчені користувачі можуть самостійно додавати змінні з довідників, які розташовані на лівій панелі текстового редактора:

Двічі натисніть на змінну, щоб вставити її в текстовий редактор.

Коли шаблон відредагований, не забудьте його зберегти. Після цього можна сформувати сам звіт за допомогою відповідної кнопки:

Замість змінних з’явиться зміст у вигляді таблиць, тексту або графічних схем. Отриманий звіт можна роздрукувати, натиснувши відповідну кнопку.

У діалозі друку буде доступна опція збереження результату у вигляді PDF-файлу.

Зовнішній вигляд вікон може відрізнятися в залежності від використовуваного пристрою і браузера.

Форми

Даний розділ дозволяє створити і заповнювати форми даними, які потім можна обробляти з різними цілями. Наприклад, за допомогою форм можна збирати інформацію, проводити тести або аудити, оцінювати постачальників і підрядників за заданими критеріями. Заповнювати форму може як адміністратор порталу, так і будь-який користувач, якщо йому було надано відповідний доступ.

У вкладці «Шаблони» зберігаються самі форми, а у кладці «Внесення даних» користувачі можуть заповнювати форми даними, за аналогією з журналами.

Щоб створити нову форму, або обрати форму з шаблону, треба натиснути кнопку «Додати».

На порталі є 3 форми шаблонів:

  1. Оцінка підприємства-підрядника
  2. Оцінка постачальника харчових продуктів
  3. Програма дистанційного навчання (тест)

З цих форм рекомендуємо приділити окрему увагу формі з оцінкою постачальника харчових продуктів, так як це обов’язкова вимога програм передумов HACCP.

За замовчуванням в цій формі міститься 10 питань, за якими пропонується оцінити постачальника харчових продуктів, за кожну відповідь присуджується певна кількість балів.

Ви можете користуватися даними шаблонами або розробити власні питання зі своїми критеріями оцінки.

У картці на питання задається тип відповіді і кількість балів за кожен обраний варіант.

Коли користувачі вибирають свій варіант відповіді, портал підсумовує бали, а у вкладці «Результати» ми можемо поставити фінальний результат для набраної суми балів.

За аналогією з журналами ми також можемо налаштувати періодичність заповнення форм та визначити відповідальних за заповнення співробітників.

Щоб заповнити форму, необхідно перейти у вкладку «Внесення даних», вибрати форму зі списку і натиснути кнопку «Заповнити».

Після цього відкриється форма, яка буде містити ті питання і варіанти відповіді, які ми ввели в шаблоні форми. У ній необхідно обрати постачальника з довідника «Постачальники», якого ми будимо оцінювати.

Виберіть відповіді на всі питання форми, збережіть результат, а потім завершіть заповнення.

Після натискання кнопки «Завершити», результат буде збережений в таблицю, а в поле «Оцінка» картки на постачальника буде відображатися останній результат його оцінки.

Журнали

У розділі «Журнали» зберігаються ті журнали, які слід заповнювати для забезпечення контролю і прозорості діяльності підприємства. Ці журнали можна вести в електронному вигляді або роздрукувати. У базі міститься близько 50 шаблонів журналів, але вам слід вибрати тільки ті, які є актуальними для вашого виду діяльності. Ви можете вносити зміни в наші журнали або створити власні журнали зі своїм набором колонок.

Перед заповненням журналів потрібно створити свої шаблони або вибрати з доступних.

Перейдіть у вкладку «Шаблони», натисніть кнопку «Додати» і оберіть шаблони з доступного списку або додайте відразу всі шаблони, які рекомендовані для типової потужності.

Щоб роздрукувати журнал для ручного заповнення, необхідно його вибрати і натиснути кнопку «Друкувати» з цієї ж вкладки.

У картці на журнал можна ввести назву і опис журналу, вибрати стовпчики для таблиці, відповідального, налаштувати частоту повідомлень про необхідність заповнення журналу. 

Нагадування про необхідність заповнити журнал будуть приходити користувачеві на email.

Щоб внести значення в журнал необхідно перейти у вкладку «Внесення даних».

Натиснувши кнопку «Додати запис» ви зможете додати в обраний журнал новий запис.

За замовчуванням портал підставляє поточну дату і час. Додавати записи подібним чином і редагувати записи заднім числом може тільки адміністратор або користувач, якому ви надали доступ до журналів, інші користувачі зможуть вносити дані тільки у відведений їм для цього час, коли їм прийде повідомлення про необхідність ввести значення.

Щоб роздрукувати заповнений журнал, необхідно натиснути кнопку «Експорт».

Контролювати внесення даних в журнали користувачами можна з вкладки «Моніторинг», вибравши необхідний період і натиснувши кнопку «Сформувати».

Довідник «Документи»

У довіднику «Документи» зручно зберігати файли, які мають відношення до системи харчової безпеки HACCP. Наш портал надає зручне хмарне сховище, куди можна завантажити документи і мати до них доступ в будь-який час з будь-якого пристрою: ПК, планшета або телефону.

Кількість місця, що виділяється під документи визначається вашим тарифним планом.

Приклади документів, які можна зберігати в системі:

Довідник «Постачальники»

Довідник постачальники найзручніше заповнювати паралельно з довідником «Продукти». Для кожного харчового продукту, який закуповується з метою перепродажу або використовується як інгредієнт при приготуванні готової страви, необхідно вибрати постачальника.

Кожен виробник харчового продукту, а також той, хто здійснює його доставку повинен мати або реєстрацію потужності, або експлуатаційної дозвіл. Ви не маєте право працювати з постачальниками, які не мають або відмовляються надавати дані по реєстрації з державного реєстру.

Також ваші постачальники повинні мати впроваджену систему харчової безпеки HACCP, але на відміну від реєстраційних даних, вони не зобов’язані надавати вам свідчень наявності такої системи, перевіряти їх систему будуть під час державного аудиту.

Ви повинні розробити власні критерії оцінки постачальників, ми надаємо готовий набір критеріїв в розділі порталу «Форми». Після заповнення цієї форми, заповниться відповідне поле «Оцінка» в картці із зазначенням кількості балів і результатом оцінки.

Таку оцінку необхідно проводити періодично, як мінімум раз на рік.

За допомогою порталу можна вести списки діючих постачальників, резервний список і чорний список постачальників, які не пройшли оцінку з розділу «Форми».

Схеми

Для формування звітної документації необхідно намалювати близько 10 графічних схем. Малювати схеми можна в будь-якому зручному для вас графічному редакторі, наприклад, MS Visio.

Допускається малювання на аркуші паперу і подальше сканування у вигляді картинки.

Ми рекомендуємо спочатку намалювати основну схему, на якій будуть позначені стіни, вікна та двері, а потім використовувати її як основу для накладення необхідних додаткових елементів.

Всього потрібно побудувати такі схеми:

  1. Схема потоків руху;
  2. Схема зонування;
  3. Схема розташування;
  4. Схема плану приміщення;
  5. Схема розташування пасток для шкідників;
  6. Схема розташування обладнання;
  7. Схема плану водопостачання і каналізації;
  8. Схема вентиляції;
  9. Схема зберігання відходів;
  10. Схема електропостачання і освітлення;
  11. Схема газопостачання (тільки для тих підприємств, які газифіковані).

Щоб полегшити користувачам завдання, для кожного типу схем ми підготували зразок, на який можна орієнтуватися при побудові своєї схеми.

Намагайтеся планувати потоки руху таким чином, щоб вони не перетиналися. Використовуйте різні маршрути, фізичні перегородки і роздільники. Для невеликих приміщень можна розділити потоки в часі, наприклад, заносити харчові продукти на потужність до початку робочої зміни, а виносити сміття і харчові відходи в кінці робочої зміни.

Визначаючи зони свого приміщення, ви можете використовувати скільки завгодно кольорів, але прийнято використовувати червоний колір для позначення брудних зон (туалету, зон зберігання дез. засобів і сміттєвих контейнерів), жовтий колір для позначення зон середньої забрудненості (коридорів, адміністративних приміщень, торгових залів) і зелений колір для позначення територій, які вимагають підтримки чистоти (кухня, гарячий і холодний цех).

Схему для розстановки пасток від шкідників слід доручити розробити вашому підряднику з дератизації та дезінсекції. Пастки від щурів і мишей розставляють, як правило по контуру приміщення, пастки від комах всередині приміщень та біля вікон, таким чином, щоб мертві комахи не могли потрапити в харчовий продукт.

Сміттєві контейнери для харчових відходів повинні знаходиться в тих приміщеннях, де вони утворюються. Слід віддавати перевагу сміттєвим контейнерам з кришками. Не можна допускати переповнення контейнерів. 

Робочі зони повинні добре освітлюватися, при цьому не можна використовувати лампи без захисних плафонів, які можуть розбитися в процесі експлуатації.

Приклади схем (більше прикладів є на нашому порталі):

Довідник «Шкідники»

В цей довідник необхідно внести всіх шкідників, які є актуальними для вашої місцевості та специфіки вашого підприємства. Типові шкідники це: мухи, миші, щури, оси. З усіма цими шкідниками необхідно боротися за допомогою сіток на вікнах, доводчиків на дверях та заходів щодо дезінсекції та дератизації. Підрядник, який буде для вас виконувати дані заходи може допомогти вам з визначенням більш точного списку шкідників.

Теоретично підприємство може само виконувати роботи по дезінсекції та дератизації, так як в Україні цей вид діяльності не ліцензується, однак, ми рекомендуємо укласти договір на ці послуги з підрядником.

Намагайтеся обрати такого підрядника, який би дав вам перелік шкідників, розробив план проведення робіт, описав попереджувальні та коригувальні дії, намалював схему пасток, самостійно би їх розставляв і забирав мертвих тварин.

По можливості не зберігайте отруйні хімікати і засоби для боротьби зі шкідниками на території своєї потужності, а якщо це неможливо – зберігайте їх у закритих контейнерах подалі від харчових продуктів.

Крім шкідників, які можуть потрапити на потужність із зовні, необхідно також перевіряти наявність шкідників в продуктах харчування, які закуповуються. В основному це актуально для нефасованих продуктів.   

Довідник «Небезпеки»

В цьому довіднику відображаються всі небезпеки, які виникають на будь-якому етапі виробництва, зберігання або обігу харчових продуктів. Якщо ви виконали всі необхідні кроки і вибирали харчові продукти з нашої бази шаблонів, то даний довідник буде заповнений автоматично небезпеками з довідника «Продукти». Якщо ж ви заповнювали харчові продукти з нуля, або ваш продукт не входить ні в одну з наших стандартних категорій, то даний довідник необхідно буде заповнити вручну.

Всі небезпеки можна умовно розділити на 3 групи:

  1. Хімічні – забруднення фізичними домішками, наприклад, ртуттю, свинцем, нітратами. Для уникнення цих небезпечних факторів необхідно використовувати якісну сировину від перевірених постачальників і періодично, при необхідності, проводити лабораторні дослідження.
  2. Біологічні – забруднення різними живими організмами і бактеріями, наприклад, гельмінтами, сальмонелою або лістерією. Крім контролю закупівлі якісних інгредієнтів, знизити ризик зараження готової продукції можна за допомогою миття і термообробки харчових продуктів.
  3. Фізичні – потрапляння в продукт сторонніх предметів, наприклад, скла, частин обладнання, сережок, перстнів і інших прикрас персоналу. Знизити ризик подібних небезпек можна дотриманням правил гігієни і за допомогою контрольних і критичних контрольних точок у виробничих процесах.

У картці на небезпеку вже задані типові попереджувальні дій (те, що можна зробити, щоб не допустити виникнення небезпеки) і коригувальні дії (те, що необхідно зробити, коли небезпека була виявлена).

Все коригувальні та запобіжні дії розділені за типами об’єктів поширення (персонал, обладнання, продукти тощо.).

Досвідчені користувачі можуть редагувати дані картки під специфіку свого підприємства.

Дані з довідника «Небезпеки» використовуються в багатьох звітах, важливих для системи HACCP, тому рекомендується підтримувати перелік небезпек в актуальному стані, періодично переглядаючи його при зміні меню, постачальників і використовуваних харчових продуктів.

support@sanfood.biz
© 2020 ГК Fox Manager